Offres d'emploi
CDD : Secrétaire polyvalente en Maison du département (F/H)
Informations complémentaires
Description
Le Département recherche un.e secrétaire polyvalente H/F en CDD pour la Maison du département de Saint-Léonard-de-Noblat - services sociaux.
Place(é) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de la MDD – services sociaux, l’agent assure des activités de secrétariat, la gestion de dossiers et de procédures relevant d’une des thématiques sociales de la MDD en lien avec le responsable en charge du domaine.
Activités du poste
À ce titre, vous devrez :
Au titre de votre activité principale :
· Accueillir, renseigner et/ou orienter le public et les partenaires (accueil physique et téléphonique),
· Assurer les activités générales de secrétariat :
o Rédiger tous types de courriers, comptes rendus de réunions, notes,
o Assurer le suivi administratif de l’ensemble des dossiers et des procédures liées aux missions de la MDD,
o Instruire et traiter les demandes, vérifier la complétude des dossiers,
o Effectuer la saisie informatique des enquêtes, des rapports divers, courriers et les données dans les logiciels métiers,
o Alimenter les tableaux de bord de suivi de l’activité,
o Assurer le classement, l’archivage des dossiers.
· Répondre aux sollicitations des pôles en participant aux études, assurer la transmission des prescriptions et documents aux partenaires et aux pôles,
· Assurer des missions de mandataire de la régie des CAP (chèques accompagnement personnalisé),
· Selon les besoins, assurer des missions de régisseur ou de sous-régisseur ou mandataire suppléant.
Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené à :
• Assurer la continuité des activités de secrétariat sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,
• Assurer des activités de logistique : effectuer des commandes de fournitures, produits d’entretien,
• Participer à la diffusion des informations et des formulaires au sein de la MDD,
• Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers et du logiciel absences,
• Être le correspondant archives.
Vos missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Compétences et qualités requises
Savoirs
Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’Institution départementale,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques.
Savoir-faire
Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métiers,
Sens du travail en équipe et en transversalité,
Respect des procédures validées par l’Institution.
Savoir-être
Qualités relationnelles et capacité d’écoute,
Rigueur et sens de l’organisation,
Capacité d’adaptation,
Disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence,
Discrétion,
Loyauté institutionnelle.
Modalités de candidature
Les candidatures accompagnées d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae détaillé doivent être transmises en ligne avec mention de la référence 84T/2025.